12 jul 2018

Bureau YOP gelooft in werkgeluk als businessmodel. Investeren in gelukkige medewerkers leidt tot betere prestaties en succesvollere organisaties. Vitens is hier een mooi voorbeeld van. Vitens heeft werkgeluk zelfs opgenomen in haar bedrijfsstrategie en heeft speciaal voor haar medewerkers een werkgeluk app ontwikkeld. Bureau YOP vond het daarom hoog tijd om de initiatiefnemer van deze app, Suzette van der Zanden (Manager Facilitair Management) te ontmoeten en te interviewen over werkgeluk binnen Vitens.

 

Door Rosalie Met

 

Hoe is deze werkgeluk app ontstaan?

Tsjaahhh dat is niet even kort te beantwoorden. Daarvoor wil ik je graag meenemen in een bijzonder avontuur, ook wel de DNA expeditie genoemd binnen Vitens. Het begon allemaal met een droom van de directie en de visie op een waterbedrijf dat een beweging maakt van een technisch, probleemoplossend bedrijf naar een klantgericht bedrijf. Dit vraagt niet alleen aanpassing van het bedrijf, maar dit vraagt ook iets van de medewerkers. Binnen Vitens hebben we gekozen voor een  participatieve aanpak, dit betekende dat iedere afdeling de invulling hiervan op zijn eigen wijze deed. Ook aan ons als Facilitair Management (FM) de uitdaging om hier mee aan de slag te gaan.

Kun je mij meenemen in hoe FM dit deed?

Jazeker. Het begon met wat we precies verstaan onder de kernwaarden van Vitens: fris vakmanschap, grensverleggend en relevant voor de klant.

Vóór Vitens werkte ik voor Shell. Na 1 jaar bij Vitens kwam ik mezelf enorm tegen, in de zin dat mijn aanpak die eerder wel werkte  bij Vitens niet werkte. Mijn werk en leerervaring omvatte veelal de “blauwe”aanpak, leanmanagement, six sigma etc.

Deze aanpak leidde niet tot de beweging die ik van de afdeling had verwacht. Ik moest dus iets anders doen om de FM-ers mee te nemen. Wat zei dit over de verschijningsvorm van mijn leiderschap en in hoeverre paste dit bij de huidige organisatie.  Hier werd duidelijk een ander beroep op mij gedaan en daarmee kwamen ook meteen de vragen.

Hoe kan het dat mensen hier reageren op een andere manier dan bij mijn vorige werkgevers? Welk haakje kan ik slaan om wel de verbinding te krijgen? Op dat moment mocht ik een mooie opleiding volgen: Sioo (executive change management ECM)  een master op het gebied van verandermanagement. Hier heb ik geleerd op een andere manier te kijken naar veranderingsprocessen dan alleen de logica van lean/six sigma. De DNA expeditie bij Vitens was de uitgesproken kans om dit ook toe te passen in mijn werkpraktijk.

Ik heb geleerd altijd te beginnen met de vraag: Wat betekent een verandering voor die persoon, in die organisatie? En voordat je begint met überhaupt iets te veranderen, sla eerst een haakje, kijk naar hoe de mensen binnen de organisatie met veranderingen om gaan. Welke bedenkingen, angsten en ervaringen uit het verleden hebben de medewerkers binnen Vitens gehad? Een voorbeeld is: Konden en mochten de mensen binnen Vitens van oudsher ook hun hoofd boven het maaiveld uitsteken? En nu binnen onze nieuwe koers gaan we dat aan mensen vragen, logisch dat dit niet zomaar lukt. “Doe maar normaal dan doe je al gek genoeg” was meer het credo. Eerdere pogingen om een collectieve andere koers te gaan varen ging is niet altijd goed gegaan. Het vertrouwen van de medewerkers was hierdoor beschadigd en werd er met enig scepsis gekeken naar wat er stond te gebeuren .

Als je namelijk kijkt naar Vitens, is het qua kleuren een groen/blauwe organisatie en als je kijkt naar de kernwaarden waarnaar we streven zijn deze meer oranjerood/geel. We willen dus iets, wat we eigenlijk niet zo voelen: een cultuur swap.

Terug naar de DNA expeditie.

We gingen aan de slag met het DNA. We zijn de rood/gele verandering op ‘blauwe’ manier aangevlogen. Een voorbeeld hiervan was dat wij een echt visueel bord met een maaiveld hebben gemaakt, waarachter mensen van de afdeling plaats namen  en iets vertelde over een bijzondere prestatie die hadden verricht.  In het begin kreeg ik mensen huilend aan mijn bureau omdat ze liever niet met hun hoofd boven het maaiveld wilden uitsteken. Mensen voelden zich ongemakkelijk hierbij. De groene (harmonieuze, en samen cultuur) kleur binnen de organisatie werkte daarin belemmerend.

Nu 3 jaar verder vertellen mensen trots als ze hun hoofd boven het maaiveld hebben gestoken en worden er over en weer vragen gesteld. Er is geen schaamte meer. We hebben het beeld van mogen   excelleren laten voelen en beleven. Het mag! Dit hebben we gedaan door aan te sluiten op hun blauwe behoefte en heel consistent hierin te zijn.

En toen jullie de kernwaarden het DNA van de organisatie duidelijk hadden, wat was jullie vervolgstap?

Allereerst is het heel belangrijk dat de mensen weten bij wat voor organisatie zij werken. Want werkgeluk begint met het heel goed weten wat voor type bedrijf wij zijn. Nu de mensen weten waar Vitens voor staat (wat wel/niet passend is binnen Vitens) is de vervolgstap voor de medewerkers vervolgens: wat doe ik? Je weet nu immers wat Vitens, de organisatie van je verwacht en voor wat voor bedrijf je werkt. Niet namelijk het bedrijf wat het al 30 jaar was, maar een bedrijf in beweging met een nieuwe focus.

Naast dat we zijn gaan kijken wat onze kernwaarden nu precies inhouden voor Vitens , zijn we ook gaan kijken naar het gedrag van mensen. Wat is jouw DNA?

Ik geloof in het gedrag en niet de woorden. Wat iemand doet is belangrijker dan wat hij zegt. De ongeschreven regels in een bedrijf kunnen belemmerend werken om de woord bij de daad te voegen. Dat bracht ons op het idee om een Alice in wonderland voor Vitens te creëren die alle ongeschreven regels van de organisatie ziet en deze wel uitspreekt. Dit is een film geworden waarin Alice bijvoorbeeld juist wel benoemt dat er een gigantische roze olifant op vergadertafel zit. Oftewel dat er iets speelt dat niet wordt uitgesproken.

En… we hebben werkgeluk opgenomen in onze strategie. Het ‘laden’ van het begrip werkgeluk duurde even, net als de kernwaarden. Doordat het begrip werkgeluk niet precies helder was, was dit de aanleiding voor het maken van een tijdschrift (magazine en bron van informatie over werkgeluk). In het tijdschrift hebben we bijvoorbeeld uitgelegd wat constructief samenwerken is (een win-win situatie waarin we geen compromis sluiten, maar alle belangen behartigen). Collectief werden er een aantal initiatieven opgestart welke verband hebben met werkgeluk zoals : Sterk in je werk. Een andere naam met veel overlap met het  thema. Ik had de behoefte om uit te leggen wat dit precies in houdt. Hoe linken we bijvoorbeeld constructief samenwerken en sterk in je werk?

We hebben ook iedereen een test laten invullen over constructief samenwerken en daar bleek dat 55% van ons de voorkeur heeft om een compromis sluiten, maar dat dit wel werd betiteld als constructief samenwerken. Het begrip constructief samenwerken moest opnieuw worden geladen. Want blijkbaar zochten we vooral vanuit onze groene kleur de middenwegenn zaten we nog niet in de win-win positie.

Om ook hier weer het “beeldend” te maken wat die win-win / constructief samenwerken nu echt betekent hebben we het gekoppeld aan het begrip “in de arena stappen”. In de arena stappen staat voor jezelf kwetsbaar op durven stellen, je openstellen voor de ander en echt op zoek gaan naar een win-win situatie. Om dit proces kracht bij te zetten hebben we ook een echte arena nagemaakt,  compleet met 4 palen en met stootkussens eromheen. Een veilige plek waarbij er geëxperimenteerd kan worden en  waar de medewerkers hun ervaringen met elkaar konden delen. Gesprekken in die arena gingen over best persoonlijke dingen en de vragen die we stelden waren: Wanneer ben je in je plek der moeite gestapt? Wanneer heb je jezelf overwonnen? En wanneer ben je naast het belang van de ander ook voor je eigen belang opgekomen? Kortom de win-win.

Dit vraagt iets van ons. Om deze belangen echt boven tafel te krijgen, moeten we in staat zijn om scherpe gesprekken te voeren. Dit vraagt dat we ons kwetsbaar durven opstellen en onze belangen kunnen verdedigen. Hiervoor is het van belang dat we ons gelukkig voelen in onze baan en onszelf (durven) te zijn.

Om te zorgen dat wij als management dit proces zo goed mogelijk faciliteren hebben we voor onszelf een soort van  do en don’ts opgesteld. Om tot die do’s en dont’s te komen moeten we natuurlijk ook zelf “in de arena” stappen en onze eigen uitdagingen te lijf gaan. Alleen dan kunnen we een voorbeeldfunctie vervullen.

Om het team ook mee te nemen in onze reis hebben we in de teamdag het volgende voorgesteld.

Als wij mensen willen motiveren dan moeten wij als leidinggevenden het voorleven. Dat wil zeggen, ook jezelf kwetsbaar durven opstellen, collega’s uitnodigen om alle vragen die ze hebben, mogelijk om deze anoniem, aan ons te laten stellen. De achterkant van het gelijk! Zo zijn we op een middag als management met de ‘billen bloot’ gegaan en werden de diverse vragen aan ons gesteld door pittige gespreksleiders. Als management zaten we één voor één op een kruk. Ik vond het heel spannend en ik vond het ook heel mooi om te doen. We zijn letterlijk in onze eigen plek der moeite gestapt.

Hiermee hebben we een stap gezet op emotieniveau om je nog meer bewust te worden van je eigen DNA, van handelend ego naar bewust ego. Om hiermee uiteindelijk de laatste stap te zetten: Wat is mijn DNA, wat drijft mij en matcht dit met het DNA van Vitens?

Want naar mijn idee ontstaat er pas echt werkgeluk als er een match is tussen je persoonlijke DNA en het DNA van het bedrijf waarvoor je werkt.

Kan je nog iets meer vertellen over wat werkgeluk precies in houdt binnen Vitens?

Happy Professional 3.0. Binnen de FM afdeling definiëren we dit als: bekwaam, betrokken en match tussen het persoonlijke DNA en het Vitens DNA. Als die drie dingen voldoende zijn ingevuld, dan heb je de juiste persoon op de juiste plek en ervaar je als persoon werkgeluk.

Dan voel je waar je van waarde bent, waar je waarde toevoegt en dan kan je op een goede manier verbinding maken met je omgeving.

Wat is voor jou werkgeluk?

De ruimte krijgen om nieuwe dingen samen met een team op te pakken en mijn ultieme doel is in staat zijn om goede aansluiting te blijven vinden bij wat er van ons verwacht wordt. Dat we de verandering als het ware een stap voor zijn, dat hetgeen we aanbieden inspirerend is voor onze medewerkers. Dat ze veranderingen aan kunnen doordat ze voldoende zelfbeschikking hebben. Werkgeluk voor mij is dat ik dat voor elkaar krijg.

En uiteraard leuk werk, naar behoren betaald krijg en vrijheid….dat hoort er natuurlijk ook bij. En last but not least….iemand die mij weer stretcht.

Wat doen jullie allemaal in het kader van werkgeluk?

We hebben dus een tijdschrift, een werkgeluk muur waar alle mensen iets op kunnen schrijven over werkgeluk, werkgeluk app en werkgeluk kaarten die je aan collega’s kon opsturen. Deze werkgeluk kaart kun je aan ons geven en dan zorgen wij ervoor dat deze kaart bij de desbetreffende collega goed aan komt. Daarnaast organiseren we 4 x per jaar een afdelingsmiddag die geheel in teken staan van het werkgeluk.

 Kan je mij iets meer vertellen over de werkgelukapp?

De werkgelukapp is een app die je kan downloaden en stelt je 4 vragen in het kader van werkgeluk. Bijvoorbeeld: hoe was je dag, had je genoeg regelruimte, etc. Bij hoger of lager dan bepaalde score, nemen wij als MT contact met je op. Het mooie hiervan was dat je ook een trend kon ontdekken en dat medewerkers zelf nieuwsgierig werden naar deze trend en bewust een score invulden zodat ze weer iets met ons konden delen

Bureau YOP houdt zich vooral bezig met Talentontwikkeling voor Young Professionals. Welke behoefte zie jij bij jullie Young Professionals (YOP)?

De behoefte van YOP is om zichzelf beter te begrijpen. Ze hebben allemaal een enorme gedrevenheid. Het zou mooi zijn als ze het geduld krijgen om dat pad te lopen. Het pad van: wie ben ik, wat kan ik en wat wil ik?

Je ziet nu veel burnout door disbalans. Hoe mooi zou het zijn als je als Young Professional eigen keuzes maakt: van handelend ego naar bewust ego en dat bedrijven hier de Young Professionals gepast bij helpen (bij deze personal journey). Deze personal journey zorgt ervoor dat ze eerder de gelegenheid krijgen om een persoonlijke reis in hun ontwikkeling te maken. Op school en binnen de studie is er weinig ruimte voor dat stuk (de psyche).

Is er een generatieverschil, millennials versus eerdere generaties? 

Ongeduld….de acceptatie dat je een tijdje mag leren en dat dit oké is. Nu lijkt het of alles wat geweest is niet goed is en we vergeten we dat we hier ook wat van kunnen leren. Sta je het toe om te leren van een ander? Of ben je alleen maar bezig met vernieuwen. Daarnaast zie ik dat Young Professionals moeite hebben met keuzes. Niet zozeer met keuzes maken, maar met de consequenties van de keuzes dragen.

Heb je tips voor het binden en boeien van Young Professionals?

Van begin af aan eigen verantwoordelijkheid geven met ook daarnaast een goed vangnet en daar wel heel helder over zijn. En aangeven dat escaleren niet erg is. En maak het echt. Je bindt alleen maar als het oprecht is.

Wat zijn werkgeluk killers?

Naar mijn idee ligt dit vooral bij het management. Veel beloven en weinig doen en niet het voorbeeld geven. Hoe kun je iets van mensen vragen als je het zelf niet voorleeft, dat voelt iedereen meteen.

Welke organisatie inspireert jou?

De gemeente Roerdalen moet ik meteen aan denken. Deze gemeente heeft ook een geluksmanager (Chief Happiness Officer) in dienst. De gemeente wilde de burger en de gemeente dichter bij elkaar brengen. De gemeente vond dat zij het geluk van de inwoners moesten ondersteunen. Ze hebben ook een geluksroute (klein geluk): gelukspunten in de gemeente. Bijvoorbeeld mooie uitzichten, kastelen, etc.

Dank je wel Suzette, jij hebt mij ook enorm geïnspireerd! En je werkgelukapp ga ik meteen downloaden.